Diese Checkliste deckt den vollständigen Vorbereitungsumfang nach EU-Richtlinie 2023/970 ab. Sie ist in vier Bereiche gegliedert: Daten, Methodik, Governance und Berichterstattung. Die meisten Unternehmen werden alle vier Bereiche parallel bearbeiten müssen.
Bereich 1: Dateninfrastruktur
Die sieben Artikel-9-Kennzahlen erfordern disaggregierte Entgeltdaten nach Geschlecht, Entgeltbestandteil und Vergleichsgruppe. Die meisten Unternehmen verfügen nicht über diese Daten an einem einzigen Ort.
Beschäftigungsumfang bestimmen. Alle von der Richtlinie erfassten Beschäftigten identifizieren: Festangestellte, Teilzeitbeschäftigte, befristet Beschäftigte, Beschäftigte in Eltern- oder Krankheitsurlaub sowie Führungskräfte mit Anstellungsverträgen. Praktikantinnen und Praktikanten sowie Auszubildende sind einzubeziehen, wenn sie eine Vergütung erhalten.
Entgeltbestandteile erfassen. Jeden Entgeltbestandteil im Lohnabrechnungssystem inventarisieren: Grundgehalt, Zielbonus, tatsächlich ausgezahlter Bonus, Provisionen, Überstunden, Schichtzulagen, Reisezulagen, Sachleistungen (Firmenwagen, Essensgutscheine) und Arbeitgeberbeiträge zur betrieblichen Altersvorsorge. Jeder Bestandteil muss auf Einzelpersonenebene zuordenbar sein.
Vollständigkeit der Geschlechterdaten sicherstellen. Bestätigen, dass das Geschlecht für alle betroffenen Beschäftigten erfasst ist. Lücken identifizieren und einen Prozess zur Behebung im Einklang mit dem Datenschutzrahmen definieren.
Referenzzeitraum festlegen. Die Richtlinie erfordert Daten aus einem definierten Referenzzeitraum (in der Regel das Kalenderjahr). Bestätigen, dass das Lohnabrechnungssystem einen sauberen Datensatz für diesen Zeitraum extrahieren kann.
Datenextraktionsprozess definieren. Dokumentieren, welche Systeme (HRIS, Lohnabrechnung, Vergütungsmanagement) zum Datensatz beitragen, wer für jedes zuständig ist und wie der Extrakt jährlich erstellt wird.
DSFA durchführen. Bei Einsatz externer Software für die Entgeltgleichheitsanalyse ist nach DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Den Speicherort, die Zugriffskontrollen und den Verarbeitungsumfang des Tools dokumentieren.
Bereich 2: Methodik
Kennzahl 7 — der Gender Pay Gap pro Vergleichsgruppe — ist die folgenreichste Kennzahl im Bericht. Sie ist die Zahl, die bestimmt, ob Artikel 10 ausgelöst wird. Sie erfordert eine dokumentierte, geschlechtsneutrale Methodik zur Bildung von Vergleichsgruppen.
Vergleichsgruppen definieren. Alle Stellen in Kategorien anhand von vier Kriterien gruppieren: Kompetenzen, Einsatz, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Die Gruppierung muss geschlechtsneutral und dokumentiert sein. Stellentitel und Eingruppierungen allein genügen nicht.
Arbeitsbewertungsmethodik dokumentieren. Festhalten, wie Stellen bewertet und warum sie so gruppiert wurden. Diese Dokumentation muss vor den Ergebnissen vorliegen: Sie kann nicht erstellt werden, nachdem Lücken bekannt geworden sind.
Gruppierungen einem Stresstest unterziehen. Prüfen, ob eine Gruppierung Frauen durch ihre Konstruktion systematisch in niedriger bezahlte Kategorien platziert. Wenn ja, ist die Gruppierungsmethodik nicht geschlechtsneutral und muss überarbeitet werden.
Entgeltdefinition festlegen. Bestätigen, welche Entgeltbestandteile in jede der sieben Kennzahlen einfließen. Mit der Richtliniendefinition abgleichen (alles, was als Gegenleistung für Arbeit in bar oder Sachleistungen erhalten wird). Ausgeschlossene Bestandteile und die Rechtsgrundlage für den Ausschluss dokumentieren.
Berechnungsmethodik für Kennzahl 7 auswählen. Der bereinigte Gender Pay Gap pro Vergleichsgruppe erfordert einen statistischen Ansatz. Regressionsbasierte Methoden (wie die Oaxaca-Blinder-Zerlegung) sind am belastbarsten. Methodik und kontrollierte Faktoren dokumentieren.
Pre-Compliance-Prüfung durchführen. Vor dem formalen Berichtszyklus die vollständige Berechnung mit den aktuellen Daten durchführen. Dabei lässt sich feststellen, welche Vergleichsgruppen voraussichtlich den 5-%-Schwellenwert überschreiten werden, und es bleibt Zeit, Ursachen zu untersuchen und vor der Veröffentlichung der Ergebnisse Überlegungen zur Abhilfe anzustellen.
Bereich 3: Governance und Betriebsrat
Die kooperativen Anforderungen der Richtlinie, insbesondere nach Artikel 10, bedeuten, dass Compliance nicht vollständig innerhalb von HR gesteuert werden kann. Die Betriebsratsbeteiligung ist für Unternehmen, bei denen ein Betriebsrat besteht, gesetzlich vorgeschrieben.
Zuständigen Betriebsrat identifizieren. Bestätigen, welcher Betriebsrat oder welche Betriebsräte für die betroffenen Beschäftigten zuständig sind. Bei Mehrbetriebsunternehmen kann dies mehrere Betriebsräte oder einen Gesamtbetriebsrat umfassen.
Betriebsrat über den geplanten Prozess informieren. Nach § 87 BetrVG erfordert der Einsatz von HR-Analysetools die Mitbestimmung des Betriebsrats. Den Konsultationsprozess einleiten, bevor Entgeltgleichheitsanalysesoftware eingesetzt wird.
Methodik zur Bildung von Vergleichsgruppen mit dem Betriebsrat abstimmen. Die Arbeitsbewertungsmethodik und die daraus resultierenden Vergleichsgruppen sollten vor dem ersten Bericht mit dem Betriebsrat besprochen und abgestimmt werden. Dies beseitigt das Risiko eines Verfahrensstreits, nachdem Lücken offengelegt wurden.
Prozess für Artikel 10 etablieren. Wenn eine Vergleichsgruppe eine Lücke über 5 % aufweist, die nicht gerechtfertigt werden kann, muss innerhalb von sechs Monaten nach Berichtseinreichung eine gemeinsame Entgeltbewertung in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat durchgeführt werden. Im Voraus festlegen, wer verantwortlich ist, wie der Prozess abläuft und welche Dokumentation erforderlich ist.
Vorstandsgenehmigung sicherstellen. Der Gender-Pay-Gap-Bericht ist ein öffentliches Dokument. Das Topmanagement sollte über die voraussichtlichen Ergebnisse vor der Veröffentlichung informiert sein. Den internen Prüf- und Genehmigungsprozess definieren.
Kommunikationsplan festlegen. Beschäftigte haben ein Recht auf Zugang zum Bericht. Planen, wie und wann die Ergebnisse intern mitgeteilt werden — vor oder zusammen mit der externen Veröffentlichung.
Bereich 4: Berichterstattung und Einreichung
Nationale Überwachungsbehörde identifizieren. Jeder Mitgliedstaat muss eine zuständige Stelle für die Entgegennahme von Gender-Pay-Gap-Berichten benennen. Deutschland hat diese Behörde noch nicht festgelegt: den Referentenentwurf und das anschließende Gesetz beobachten.
Berichtsformat bestätigen. Die Richtlinie schreibt die digitale Einreichung in einem standardisierten Format vor. Deutschland wird das konkrete Format im Umsetzungsgesetz definieren. Dateninfrastruktur formatunabhängig aufbauen, bis dies bestätigt ist.
Bericht auf der Unternehmenswebsite veröffentlichen. Zusätzlich zur Einreichung bei der Überwachungsbehörde muss der Bericht öffentlich zugänglich sein — auf der Unternehmenswebsite oder an einem anderen öffentlich zugänglichen Ort.
Bericht allen Beschäftigten zur Verfügung stellen. Beschäftigte darüber informieren, dass der Bericht veröffentlicht wurde und wie sie darauf zugreifen können.
Auf individuelle Entgeltauskunftsanfragen vorbereiten (Artikel 7). Jede Beschäftigte und jeder Beschäftigte kann das eigene Entgeltniveau und den Durchschnitt für die Vergleichsgruppe nach Geschlecht aufgeschlüsselt anfragen. Antwort innerhalb von zwei Monaten erforderlich. Festlegen, wer diese Anfragen bearbeitet und dass die zugrundeliegenden Daten auf Einzelpersonenebene zugänglich sind.
Jährlichen Berichtskalender festlegen. Für Unternehmen, die jährlich berichten (250+ Beschäftigte), muss der Berichtsprozess wiederholbar sein. Verantwortung zuweisen, interne Fristen für Datenextraktion, Methodikprüfung, Betriebsratsfreigabe und Veröffentlichung setzen.
Zusammenfassender Zeitplan
| Wann | Maßnahme | Bereich |
|---|---|---|
| Jetzt | Entgeltbestandteile erfassen, Beschäftigungsumfang bestätigen, DSFA einleiten | Daten |
| Jetzt | Methodik zur Bildung von Vergleichsgruppen definieren, Arbeitsbewertungsansatz dokumentieren | Methodik |
| Jetzt | Betriebsrat informieren, Konsultation nach § 87 BetrVG einleiten | Governance |
| Q2 2026 | Pre-Compliance-Prüfung der aktuellen Entgeltdaten durchführen | Methodik |
| Q2 2026 | Methodik zur Bildung von Vergleichsgruppen mit Betriebsrat abstimmen | Governance |
| 7. Juni 2026 | Deutsches Umsetzungsgesetz muss vorliegen (Mitgliedstaatenfrist) | Regulatorisch |
| Q3 2026 | Berichtsformat und Überwachungsbehörde bestätigen (nach Referentenentwurf) | Berichterstattung |
| Q4 2026 | Vollständige Berechnung für das Berichtsjahr durchführen; interne Prüfung und Managementfreigabe | Methodik / Governance |
| Q1 2027 | Betriebsratsprüfung der Ergebnisse; Bericht finalisieren | Governance |
| Bis 7. Juni 2027 | Bericht bei Überwachungsbehörde einreichen; auf Website veröffentlichen; Beschäftigte informieren | Berichterstattung |
| Innerhalb von 6 Monaten nach Einreichung | Wenn eine Gruppe 5 % überschreitet und ungerechtfertigt ist: gemeinsame Entgeltbewertung mit Betriebsrat einleiten | Governance |
Axios Analytics automatisiert die Bereiche 1 und 2 — Datenextraktion, Erfassung der Entgeltbestandteile, Berechnung von Vergleichsgruppen und alle sieben Artikel-9-Kennzahlen — und erstellt Methodikdokumentation in einem für die Betriebsratsprüfung konzipierten Format. Entwickelt für den deutschen Mittelstand.
Mehr erfahrenQuellen
- EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970, Amtsblatt der Europäischen Union, Mai 2023
- KPMG Law: Implementation of the Pay Transparency Directive: what the expert commission recommends, Dezember 2025
- Freshfields: Final report of the expert commission, Dezember 2025
- Axios Analytics interne Regulierungsanalyse, März 2026