Was ist ein Gender-Pay-Gap-Bericht? Der vollständige Leitfaden für EU-Arbeitgeber 2026

Ein Gender-Pay-Gap-Bericht dokumentiert systematisch, wie sich die Vergütung von Frauen und Männern in einem Unternehmen unterscheidet. Ab dem 7. Juni 2027 ist die Erstellung eines solchen Berichts für die meisten Arbeitgeber in Europa keine freiwillige Übung mehr, sondern gesetzliche Pflicht. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) verpflichtet Unternehmen ab 250 Beschäftigten, sieben klar definierte Entgeltkennzahlen zu veröffentlichen; Betriebe ab 150 Beschäftigten folgen ab 2031.

Dieser Artikel richtet sich an HR-Verantwortliche in deutschen Unternehmen und beantwortet die in der Praxis drängendsten Fragen: Was muss der Bericht konkret enthalten? Wie funktionieren die Berechnungen? Wann gerät ein Unternehmen ins Visier der Behörden? Und welche Schritte sind 2026 nötig, um die Frist sicher einzuhalten?

Was ein Gender-Pay-Gap-Bericht enthalten muss

Der Inhalt des Berichts ist in Artikel 9 der Richtlinie abschließend geregelt. Sieben Kennzahlen sind offenzulegen — keine davon lässt sich ersetzen, vereinfachen oder weglassen.

Die sieben Pflichtangaben nach Artikel 9

Die ersten sechs Kennzahlen erfassen den unbereinigten Unterschied — die rohe Entgeltdifferenz, ohne Rücksicht auf Berufsgruppe, Dienstalter oder Beschäftigungsumfang. Die siebte Kennzahl ist der bereinigte Lohnunterschied, und er trägt das größte rechtliche Gewicht.

Unbereinigt oder bereinigt — warum dieser Unterschied so entscheidend ist

Viele Unternehmen kennen ihren unbereinigten Gender-Pay-Gap bereits. Er ist die Zahl, die in Schlagzeilen auftaucht: „Frauen verdienen in diesem Betrieb 18 Prozent weniger als Männer." Diese Zahl ist real und aussagekräftig — sie spiegelt den kumulierten Effekt von Berufssegregation, Teilzeitquoten und ungleichen Senioritätsstrukturen wider. Aber sie ist nicht jene Kennzahl, die eine behördliche Untersuchung auslöst.

Der bereinigte Lohnunterschied stellt eine schärfere Frage: Werden Frauen innerhalb einer Gruppe von Beschäftigten, die gleichwertige Arbeit leisten, schlechter vergütet als Männer? Ein Beispiel: Hat ein Unternehmen zehn Softwareentwicklerinnen und Softwareentwickler auf gleicher Stufe und mit vergleichbarer Erfahrung, und verdienen die Frauen in dieser Gruppe acht Prozent weniger als die Männer, liegt ein bereinigter Lohnunterschied von acht Prozent vor — der sich nicht mehr mit strukturellen Unterschieden im Tätigkeitsprofil erklären lässt. Hier ist eine andere Begründung gefordert, und die Richtlinie verpflichtet den Arbeitgeber, sie zu liefern.

Überschreitet der bereinigte Lohnunterschied in einer Vergleichsgruppe die Schwelle von 5 Prozent und kann der Arbeitgeber ihn nicht innerhalb von sechs Monaten sachlich rechtfertigen, schreibt Artikel 10 eine gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretungen vor. Es handelt sich dabei nicht um eine Geldbuße, sondern um ein verbindliches Abhilfeverfahren mit klar definiertem Zeitrahmen und Rechenschaftspflicht.

Was als Entgelt zählt

Artikel 3 der Richtlinie fasst den Entgeltbegriff bewusst weit. Erfasst sind sämtliche Vergütungsbestandteile: Grundgehalt, Boni, Überstundenvergütungen, Zulagen, Sachleistungen, Arbeitgeberbeiträge zur Altersvorsorge sowie arbeitgeberfinanzierte Weiterbildungsbudgets. Ausgeklammert sind lediglich die Erstattung tatsächlich entstandener Spesen.

Daraus folgt: Ein Unternehmen kann seinen Gender-Pay-Gap-Bericht nicht bereinigen, indem es ausschließlich das Grundgehalt auswertet. Erhalten Männer im Schnitt höhere Jahresboni — auch wenn die Bonusregelung auf dem Papier geschlechtsneutral formuliert ist —, muss diese Differenz in den Kennzahlen 3 und 4 sichtbar werden. Die Richtlinie zielt auf das Ergebnis, nicht auf die Intention.

Vergleichsgruppen: die folgenreichste Entscheidung im Compliance-Prozess

Der bereinigte Lohnunterschied ist nur so belastbar wie die Vergleichsgruppen, auf deren Basis er berechnet wird. Wie ein Unternehmen diese Gruppen definiert, ist die Entscheidung mit den weitreichendsten rechtlichen Folgen im gesamten Compliance-Prozess.

Die Richtlinie versteht unter einer Vergleichsgruppe Beschäftigte, die Arbeit von gleichem Wert leisten — bewertet anhand von vier Kriterien: Art der Tätigkeit, Arbeitsbedingungen, Verantwortungsgrad und erforderlicher Aufwand. Stellenbezeichnungen allein reichen nicht aus. Zwei Beschäftigte mit unterschiedlichen Titeln — etwa „Senior Analyst" und „Senior Associate" — können dennoch gleichwertige Arbeit leisten, wenn ihre tatsächlichen Aufgaben und die geforderten Kompetenzen vergleichbar sind.

Die Expertenkommission, die dem Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend im Oktober 2025 Empfehlungen vorlegte, schlug zwei Flexibilitätsspielräume vor, die für tarifgebundene Unternehmen besonders relevant sein dürften. Betriebe, die einem Tarifvertrag unterliegen, könnten demnach bestehende Entgeltgruppen als Grundlage für Vergleichsgruppen heranziehen. Daneben soll eine separate Gruppenbildung nach Standort und nach historisch gewachsenen Vertragsmodellen möglich sein. Diese Empfehlungen haben noch keinen Gesetzesrang; der Referentenentwurf lag im März 2026 noch nicht vor.

Wer berichtspflichtig ist — und bis wann

Der 7. Juni 2027 ist für Unternehmen ab 250 Beschäftigten der entscheidende Termin. Bis dahin bleiben gut 15 Monate — eine Zeitspanne, die komfortabler klingt, als sie ist. Wer die Vorbereitungsarbeit ernst nimmt — Entgeltdaten auf Vollständigkeit prüfen, Vergleichsgruppen methodisch sauber definieren, die bereinigte Entgeltlückenanalyse durchführen und den Betriebsrat einbinden —, wird feststellen, dass die Zeit knapp wird.

Wer im Januar 2027 beginnt, arbeitet von Anfang an gegen die Uhr. Wer Mitte 2026 startet, hat noch die Möglichkeit, Datenlücken zu schließen und kritische Befunde intern zu adressieren, bevor sie zur öffentlichen Offenlegung werden.

Die bestehende Pflicht: das Entgelttransparenzgesetz

Das Entgelttransparenzgesetz, seit Januar 2018 in Kraft, räumt Beschäftigten in Betrieben ab 200 Angestellten das Recht ein, den medianen Verdienst von mindestens sechs Kolleginnen oder Kollegen des anderen Geschlechts in vergleichbarer Position zu erfragen. Der Arbeitgeber muss innerhalb von drei Monaten antworten.

Diese Pflicht besteht jetzt. Ein Betrieb mit 220 Beschäftigten, der noch nie einen §-13-Antrag erhalten hat, kann daraus nicht schließen, das Gesetz gehe ihn nichts an. Und mit dem individuellen Auskunftsrecht nach Artikel 7 der EU-Richtlinie wird der Kreis der Anspruchsberechtigten noch weiter gezogen: Künftig kann jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer das eigene Entgeltniveau sowie den Durchschnitt vergleichbarer Kolleginnen und Kollegen abfragen — und hat Anspruch auf eine Antwort binnen zwei Monaten.

Das bedeutet in der Praxis: Deutsche Unternehmen benötigen eine tragfähige Methodik zur Entgeltgerechtigkeit — ein nachvollziehbares Verfahren für die Definition vergleichbarer Gruppen und die Berechnung des bereinigten Lohnunterschieds —, und zwar bevor der erste Antrag eingeht. Wer auf die Berichtsfrist 2027 wartet, übersieht das Risiko, das aufgrund des geltenden nationalen Rechts bereits heute besteht.

Wie der Berichtsprozess in der Praxis abläuft

Ein Gender-Pay-Gap-Bericht für ein Unternehmen mit 350 Beschäftigten entsteht nicht mit einer einzigen Tabellenkalkulation. Der Prozess gliedert sich in vier klar voneinander abgrenzbare Phasen:

1. Datenerhebung und -bereinigung. HR-Systeme speichern Vergütungsdaten selten in einem Format, das unmittelbar für eine Lückenanalyse geeignet ist. Variable Bestandteile liegen häufig in Finanzsystemen, Bewertungsansätze für Sachleistungen und geldwerte Vorteile in der Lohnbuchhaltung. Teilzeitkorrekturfaktoren müssen normiert werden. In dieser Phase treten regelmäßig Inkonsistenzen zutage, die vor jeder belastbaren Berechnung behoben sein müssen.
2. Definition der Vergleichsgruppen. Das Unternehmen muss seine Gruppen nach einer objektiven, dokumentierten Methodik bilden — in der Regel über eine Arbeitsbewertung oder die Anwendung eines bestehenden Eingruppierungsrahmens. Die Methodik muss transparent und dem Betriebsrat gegenüber kommunizierbar sein.
3. Berechnung der Kennzahlen. Alle sieben Artikel-9-Kennzahlen werden ermittelt — sowohl auf Unternehmensebene als auch, für den bereinigten Lohnunterschied, auf Ebene der einzelnen Vergleichsgruppen. Jede Gruppe, die die Fünf-Prozent-Schwelle überschreitet, zieht eine vertiefte Analyse nach sich.
4. Betriebsratsbeteiligung und Veröffentlichung. In Deutschland stehen dem Betriebsrat Mitbestimmungsrechte nach § 87 BetrVG zu. Der fertige Bericht muss anschließend öffentlich zugänglich gemacht werden — die Richtlinie verlangt echte Transparenz nach außen, keine bloße interne Dokumentation.

Unternehmen, die diesen Prozess bereits durchlaufen haben, schätzen den Aufwand bei manueller Vorgehensweise auf 40 bis 80 Stunden HR- und Finanzarbeit je Berichtszyklus. Mit einer spezialisierten Software lässt sich das nach einmaliger Einrichtung der Datenschnittstellen auf unter einen Arbeitstag reduzieren.

Was jetzt zu tun ist

Die 15 Monate bis zum 7. Juni 2027 sind keine 15 Monate freier Kapazität. Datenvorbereitung, Methodikentwicklung, Betriebsratsdialog und rechtliche Abstimmung werden diese Zeit aufzehren. Drei Maßnahmen verdienen sofortige Priorität.

Prüfen Sie Ihre Entgeltdaten jetzt. Stellen Sie fest, ob Ihre Systeme sämtliche sieben erforderlichen Datenpunkte liefern — einschließlich variabler Vergütungsbestandteile, Sachleistungen und Teilzeitkorrekturfaktoren. Die Lücke, die Sie dabei aufdecken, ist fast immer größer als erwartet: Variable Komponenten werden selten gemeinsam mit dem Grundgehalt analysiert.

Entwickeln Sie Ihre Methodik für Vergleichsgruppen, bevor der erste Auskunftsantrag eintrifft. In jedem deutschen Unternehmen ab 200 Beschäftigten kann bereits heute ein Entgeltauskunftsantrag nach EntgTranspG gestellt werden. Eine belastbare Methodik parat zu haben, bevor das passiert, ist erheblich weniger belastend, als sie unter Zeitdruck im Reaktionsmodus zu entwickeln.

Beziehen Sie den Betriebsrat frühzeitig ein. In Deutschland ist die Rolle des Betriebsrats bei der Entgelttransparenz erheblich — sowohl im gemeinsamen Bewertungsverfahren nach Artikel 10 als auch aufgrund bestehender Mitbestimmungsrechte. Wer den Dialog früh sucht, vermeidet spätere Verfahrensstreitigkeiten und gewinnt einen konstruktiven Partner für den gesamten Prozess.

Der Bericht ist der Anfang, nicht das Ende

Einen Gender-Pay-Gap-Bericht ohne jede Auffälligkeit zu erstellen, ist die Ausnahme. Die meisten Unternehmen finden bei der Berechnung des bereinigten Lohnunterschieds auf Vergleichsgruppenebene zumindest in einigen Kategorien Werte jenseits der Fünf-Prozent-Schwelle. Die Richtlinie rechnet damit: Artikel 10 räumt ein Sechsmonatsfenster ein, um den Unterschied zu beheben, ehe die gemeinsame Bewertung einsetzt.

Gut aufgestellt für diesen Prozess sind Unternehmen, die ihre Daten so gut kennen, dass sie erklärbare Unterschiede — nachvollziehbare Differenzen aufgrund von Dienstalter, Betriebszugehörigkeit oder Leistung — von solchen trennen können, für die es keine sachliche Rechtfertigung gibt und die deshalb Korrektur erfordern. Genau dieses Verständnis aufzubauen ist die eigentliche Aufgabe des Jahres 2026.