Sechs der sieben Pflichtkennzahlen brauchen mehr als das Grundgehalt. Genau das liefern die meisten Unternehmen.

Fragt man eine Personalabteilung im deutschen Mittelstand, welche Daten der erste Entgeltbericht braucht, kommt fast immer dieselbe Antwort. Eine Gehaltsliste mit Personalnummer, Geschlecht, Funktion und Bruttojahresgrundgehalt. Aus dieser Liste lässt sich kein richtlinienkonformer Bericht nach der Richtlinie (EU) 2023/970 erzeugen, und die Lücke ist keine Randgröße. Sechs der sieben Kennzahlen aus Art. 9 Abs. 1 hängen an Bestandteilen, die in dieser Liste nicht vorkommen.

Der Grund ist eine einzige Definition. Art. 3 Abs. 1 lit. a legt fest, was „Entgelt“ für die gesamte Richtlinie bedeutet, und jede Kennzahl, jedes Auskunftsrecht und jede Schwelle erbt diese Definition. Wer sie beim Datenexport falsch ansetzt, trägt den Fehler in jede nachgelagerte Zahl weiter, einschließlich der Zahl, die über eine gemeinsame Entgeltbewertung entscheidet.

Dieser Beitrag zeigt, was die Definition tatsächlich umfasst, welche Kennzahlen sich bewegen, wenn Bestandteile fehlen, wo die praktischen Datenfehler entstehen und warum das Risiko größer ist als eine falsche Prozentzahl auf einer Seite.

Die Definition ist ein Satz, und sie ist bewusst weit gefasst

Art. 3 Abs. 1 lit. a definiert Entgelt als die üblichen Grund- oder Mindestlöhne und -gehälter sowie alle sonstigen Vergütungen, die ein Arbeitgeber aufgrund des Dienstverhältnisses einem Arbeitnehmer unmittelbar oder mittelbar als Geld- oder Sachleistung zahlt. Der Normtext nennt diese sonstigen Vergütungen „ergänzende oder variable Bestandteile“.

Drei Formulierungen tragen die Last. „Alle sonstigen Vergütungen“ ist ein Auffangtatbestand, keine Liste. „Unmittelbar oder mittelbar“ erfasst auch Leistungen, die über Dritte oder über eine Konzerngesellschaft fließen. „Als Geld- oder Sachleistung“ hebt die Unterscheidung zwischen Zahlung und Gewährung auf, und genau dort fallen Dienstwagen, subventionierte Verpflegung und Wohnungszuschüsse in den Anwendungsbereich.

Erwägungsgrund 21 nennt als Beispiele für ergänzende und variable Bestandteile Boni, Überstundenausgleich, Fahrvergünstigungen, Wohnungs- und Verpflegungszuschüsse, Aus- und Weiterbildungsentschädigungen, Abfindungen bei Entlassung, gesetzliches Krankengeld, gesetzlich vorgeschriebene Entschädigungen und Betriebsrenten. Die Aufzählung steht unter „unter anderem“, sie ist also illustrativ und nicht abschließend. Alles, was der beschäftigten Person wegen des Arbeitsverhältnisses zufließt, ist im Zweifel erfasst, solange sich nicht begründen lässt, warum nicht.

Zwei Punkte auf dieser Liste überraschen viele in der Praxis. Überstundenvergütung ist Entgelt. Eine Belegschaft, in der Männer systematisch mehr bezahlte Überstunden abrechnen, trägt damit eine strukturelle Differenz, die ein Grundgehaltsbericht nie sieht. Und Zuschüsse zur betrieblichen Altersversorgung sind Entgelt. Ein Arbeitgeberbeitrag, der nach Entgeltgruppe, Betriebszugehörigkeit oder Vertragsart variiert, schlägt unmittelbar auf die berichteten Zahlen durch.

Bemerkenswert ist auch, was die Definition nicht enthält, nämlich einen eigenen Begriff für Teilzeitbeschäftigte. Art. 3 Abs. 1 lit. b definiert die Entgelthöhe als Bruttojahresentgelt und das entsprechende Bruttostundenentgelt. Der Stundenwert ist das, was eine Belegschaft mit ungleichen Arbeitszeitmodellen vergleichbar macht, und er wird aus demselben Gesamtbetrag abgeleitet, nicht aus dem Grundgehalt.

Welche der sieben Kennzahlen sich bewegen, und wie

Die sieben Kennzahlen aus Art. 9 Abs. 1 sind nicht sieben Ansichten derselben Zahl. Sie liegen auf unterschiedlichen Ebenen und rechnen mit unterschiedlichen Entgeltbegriffen. Ein Export, der nur das Grundgehalt enthält, scheitert an ihnen auf drei verschiedene Arten.

Buchstabe (f) verdient einen zweiten Blick, denn er scheitert lautlos. Quartile entstehen, indem die gesamte Belegschaft nach Entgelthöhe sortiert und in vier gleich große Gruppen geschnitten wird. Sortiert man nach Grundgehalt, obwohl die Richtlinie das Gesamtentgelt verlangt, wechseln Beschäftigte mit hohen variablen Bestandteilen die Gruppe. Die berichteten Anteile beschreiben dann eine Verteilung, die es nicht gibt, und nichts im Ergebnis weist darauf hin.

Rechtlich folgenreich ist Buchstabe (g). Er ist die einzige Kennzahl je Vergleichsgruppe, und er ist die Kennzahl, die der Auslöser aus Art. 10 liest. Eine gemeinsame Entgeltbewertung wird nur fällig, wenn die durchschnittliche Entgelthöhe von Frauen und Männern in einer Gruppe von Arbeitnehmern um mindestens fünf Prozent auseinanderfällt, dieser Unterschied nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt ist und er nicht innerhalb von sechs Monaten nach dem Berichtstag behoben wurde. Eine Vergleichsgruppe, die auf Basis des Grundgehalts knapp unter fünf Prozent liegt, kann die Linie überschreiten, sobald Boni und bAV-Zuschüsse einfließen, und umgekehrt.

Wo die Daten tatsächlich falsch werden

Die Definitionsfrage klärt sich durch Lesen des Normtextes. Die praktischen Fehler entstehen später, im Export selbst, und sie häufen sich an vier Stellen.

Der zweite Fehler ist der Systembruch. Das Grundgehalt liegt in der Lohnbuchhaltung, Boni oft in einem eigenen Incentive-Tool, bAV-Beiträge beim Versorgungsträger, Sachbezüge in einer Tabelle auf irgendeinem Laufwerk. Jede Quelle hat ihren eigenen Bezugszeitraum und ihre eigene Grundgesamtheit. Ein Bestandteil, den es gibt, der aber nicht exportiert wurde, ist im fertigen Bericht nicht von einem Bestandteil zu unterscheiden, den es nicht gibt.

Der dritte betrifft Beschäftigte, die einen Bestandteil nicht erhalten haben. Für Kennzahl (e) ist der Unterschied zwischen einer Null und einer Leerstelle die gesamte Messung, denn die Kennzahl fragt, welcher Anteil je Geschlecht variable Bestandteile erhält. Wer keinen Bonus bekommen hat, ist eine Null. Wessen Bonus nicht exportiert wurde, ist eine Leerstelle. Wer das Zweite wie das Erste behandelt, bläht den Nenner genau der Kennzahl auf, die diese Asymmetrie sichtbar machen soll.

Der vierte ist die Normalisierung. Berichtet wird brutto pro Jahr und brutto pro Stunde. Monatswerte, Teilzeitgehälter und unterjährige Eintritte müssen vorher umgerechnet werden, und zwar für jeden Bestandteil nach derselben Regel. Ein Bonus, der jährlich gemeldet wird, und ein Grundgehalt, das monatlich geführt wird, lassen sich nicht ohne Entscheidung addieren. Diese Entscheidung gehört in die Methodendokumentation und nicht in eine Formel, die niemand mehr findet.

Warum die Abgrenzung ein Dokumentationsproblem ist

Eine falsche Prozentzahl ist reparabel. Man korrigiert sie, erklärt sie und macht weiter. Das nachhaltigere Risiko liegt darin, dass die Richtlinie anderen das Recht gibt zu prüfen, wie die Zahl entstanden ist.

Nach Art. 9 Abs. 6 bestätigt die Leitungsebene die Richtigkeit der Angaben nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter, und diese Vertreter haben Zugang zu den angewandten Methoden. Art. 9 Abs. 10 gibt Beschäftigten und ihren Vertretern das Recht, Klarstellungen und Einzelheiten zu den berichteten Daten zu verlangen, einschließlich einer Erläuterung etwaiger geschlechtsspezifischer Entgeltunterschiede, und verpflichtet den Arbeitgeber zu einer begründeten Antwort innerhalb angemessener Frist.

Damit wird die Liste der einbezogenen und der ausgeschlossenen Bestandteile zu einem Dokument, das der Betriebsrat liest, und nicht zu einer internen Festlegung. Ein Bericht, der die betriebliche Altersversorgung als nicht erfasst ausweist, während die zugrunde liegende Rechnung den Arbeitgeberbeitrag still einbezieht, ist eine Falschaussage über die Methode in genau dem Dokument, dessen Methode offensteht.

Gewicht bekommt das durch Art. 18 Abs. 2. Hat ein Arbeitgeber die Transparenzpflichten aus Art. 5, 6, 7, 9 und 10 nicht erfüllt, trägt er im Entgeltgleichheitsverfahren die Beweislast, ohne dass die beschäftigte Person zuvor Indizien beibringen muss, es sei denn, der Verstoß war offensichtlich unbeabsichtigt und geringfügig. Mangelhafte Dokumentation steht also nicht neben dem Rechtsrisiko. Sie ist einer der Wege hinein.

Was vor dem Datenexport zu klären ist

Die Reihenfolge zählt, weil die Abgrenzung den Export bestimmt und der Export alles Weitere.

1. Zuerst das Bestandteilsverzeichnis schreiben. Alle Vergütungselemente auflisten, die das Unternehmen als Geld- oder Sachleistung gewährt, und jedes mit einer Zeile Begründung als erfasst oder nicht erfasst markieren. Bevor jemand das Lohnsystem öffnet.
2. Jeden erfassten Bestandteil dem Grundentgelt oder den ergänzenden Bestandteilen zuordnen. Das ist die Aufteilung, die (g) verlangt. Grundgehalt auf die eine Seite, alles Übrige auf die andere.
3. Die Bestandteile suchen, die nicht in der Lohnbuchhaltung liegen. Incentive-Pläne, bAV-Beiträge, Dienstwagen, Zulagen, Weiterbildungsentschädigungen. Sie fehlen nicht sichtbar, sondern lautlos.
4. Vor dem Mapping die Einheit jeder Spalte prüfen. Euro oder Stunden, brutto oder netto, monatlich oder jährlich, Vollzeitäquivalent oder Istwert. An den Überstunden scheitert das am häufigsten.
5. Festlegen, wie ein Nicht-Empfänger dargestellt wird. Eine echte Null und ein fehlender Wert sind verschiedene Sachverhalte, und Kennzahl (e) berichtet genau diesen Unterschied.
6. Einmal und zentral normalisieren. Brutto pro Jahr und brutto pro Stunde nach Art. 3 Abs. 1 lit. b, für jeden Bestandteil nach derselben Regel und an einer Stelle dokumentiert.
7. Das Verzeichnis in die Methodendokumentation aufnehmen. Der Betriebsrat sieht es nach Art. 9 Abs. 6 ohnehin. Eine Dokumentation, die mit den Zahlen kommt, führt zu einem anderen Gespräch als eine, die auf Nachfrage entsteht.

Keiner dieser Schritte verlangt ein Rechtsgutachten. Sie verlangen, dass jemand aufschreibt, was das Unternehmen zahlt und wo jedes Element gespeichert ist. In den meisten Unternehmen mit 250 bis 2.000 Beschäftigten ist das noch nie in einem Dokument zusammengefasst worden.

Die Entgeltdefinition der Richtlinie ist kein Sonderfall, der im Definitionsartikel vergraben liegt. Sie ist der Eingangswert jeder Zahl, die berichtet, veröffentlicht, von der Überwachungsstelle nach Art. 29 über Arbeitgeber hinweg verglichen und nach Art. 9 Abs. 9 für Buchstabe (g) jeder beschäftigten Person zugeht. Ein Unternehmen, das nicht geklärt hat, was als Entgelt zählt, hat mit der Berechnung noch nicht begonnen, unabhängig davon, was in seiner Gehaltsliste steht.